Registro de Huéspedes en Mallorca

El cumplimiento de la normativa de registro de huéspedes es esencial para los alojamientos en Mallorca. El Real Decreto 933/2021, vigente desde enero de 2023, introduce cambios significativos. Aquí detallamos los aspectos más importantes:

1. Digitalización Obligatoria

El registro de huéspedes debe realizarse a través de la plataforma SES.Hospedajes del Ministerio del Interior. Esta medida busca mejorar la eficiencia y seguridad en la gestión de datos. Los alojamientos deben asegurarse de contar con el software necesario para cumplir con esta digitalización.

2. Mayor Cantidad de Datos Requeridos

El número de datos personales obligatorios por huésped ha aumentado de 9 a 17. Entre estos datos adicionales se incluyen la dirección completa, el país de residencia y la nacionalidad. Es crucial asegurarse de recopilar toda la información solicitada para evitar sanciones. La recopilación de esta información detallada ayuda a las autoridades en el monitoreo y control de la seguridad.

3. Responsabilidad sobre la Veracidad de los Datos

Los establecimientos son responsables de la precisión y veracidad de los datos recogidos. Esto implica un mayor nivel de diligencia al recopilar y verificar la información proporcionada por los huéspedes. Asegurarse de la exactitud de los datos no solo evita problemas legales, sino que también mejora la confianza del huésped en el establecimiento.

4. Plazo de Comunicación de Datos

Los datos deben comunicarse a las autoridades en un plazo máximo de 24 horas desde la reserva o inicio del servicio de alojamiento. Esta rápida transmisión de información es fundamental para cumplir con la normativa y garantizar la seguridad pública. Implementar un sistema eficiente para la transmisión de datos es esencial para cumplir con este requisito.

5. Sanciones por Incumplimiento

Las multas por no cumplir con la normativa pueden oscilar entre 100 y 30,000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción. Es vital que todos los establecimientos se adapten a estos nuevos requisitos para evitar consecuencias legales y financieras. Las sanciones pueden tener un impacto significativo en la operatividad y reputación del establecimiento.

Métodos de Comunicación Hasta Octubre de 2024

Hasta el 1 de octubre de 2024, los establecimientos hoteleros en Mallorca pueden comunicar la información de registro a las dependencias policiales utilizando diversos métodos:

1. Presencial o por Correo: Entregar dos copias de la hoja-registro en la Comisaría de Policía o el Puesto de la Guardia Civil correspondiente.
2. Fax: Transmitir la información mediante fax a las dependencias policiales.
3. Soportes Magnéticos: Entregar soportes magnéticos directamente en las dependencias policiales.
4. Internet: Transmitir los datos mediante ficheros vía Internet  a la Guardia Civil (http://hospederias.guardiacivil.es).

Los establecimientos deben proponer a las dependencias policiales el sistema de comunicación que utilizarán habitualmente. Es importante recordar que, independientemente del método elegido, sigue siendo obligatorio cumplimentar, firmar y conservar el libro-registro correspondiente.

Pasos para Adaptarse a la Nueva Normativa en Mallorca

Para garantizar el cumplimiento de la normativa en Mallorca, los propietarios de alojamientos deben seguir estos pasos:

• Implementar Sistemas de Gestión Digitales: Utilizar software de gestión de propiedades que permita el registro digital de huéspedes y facilite la comunicación de datos a las autoridades. Estos sistemas no solo aseguran el cumplimiento de la normativa, sino que también optimizan la operación diaria del establecimiento.
• Capacitar al Personal: Asegurarse de que el personal esté bien informado y capacitado en los nuevos procedimientos y en el uso de las herramientas digitales necesarias. La formación continua garantiza que todos los empleados estén actualizados y puedan manejar eficientemente el nuevo sistema de registro.
• Revisar y Actualizar Políticas de Privacidad: Asegurar que las políticas de privacidad estén actualizadas y sean transparentes para los huéspedes, cumpliendo así con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Una política de privacidad clara y accesible mejora la confianza del huésped y asegura el cumplimiento legal.
• Realizar Auditorías Internas: Llevar a cabo auditorías regulares para verificar que se están siguiendo todos los procedimientos correctamente y que los datos se están gestionando conforme a la normativa. Las auditorías internas ayudan a identificar y corregir posibles errores antes de que resulten en sanciones.

Beneficios de Cumplir con la Nueva Normativa

Cumplir con la nueva normativa de registro de huéspedes en Mallorca no solo evita sanciones, sino que también aporta numerosos beneficios:

• Seguridad Mejorada: Facilita la vigilancia y prevención de actividades ilícitas. Un sistema de registro eficiente contribuye a un entorno más seguro tanto para los huéspedes como para los operadores del alojamiento.
• Mayor Confianza del Cliente: Los huéspedes valoran la transparencia y la seguridad en la gestión de sus datos personales. Cumplir con la normativa demuestra un compromiso con la protección de la privacidad del cliente.
• Optimización del Servicio: La digitalización del proceso de registro permite una gestión más ágil y eficiente, mejorando la experiencia del huésped. La automatización de procesos reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas, permitiendo al personal centrarse en ofrecer un mejor servicio al cliente.

Adaptarse a estos cambios no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la calidad del servicio y la reputación del establecimiento.

Enlaces externos

• SES.HOSPEDAJES
• Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Policía
• Centro de Proceso de Datos de la Dirección General de la Guardia Civil
• Hospedajes y alquiler de vehículos | .: Sede Electrónica del Ministerio del Interior :. (mir.gob.es)

FAQ (Preguntas Frecuentes)

¿Qué es el Real Decreto 933/2021?

Es una normativa que impone nuevas obligaciones para el registro de viajeros en alojamientos turísticos en España.

¿A quién afecta esta normativa?

A todos los operadores de alojamiento turístico, incluyendo hoteles, apartamentos y alojamientos rurales.

¿Qué datos deben recogerse de los huéspedes?

Se deben recoger y mantener 17 datos personales, incluyendo nombre, documento de identidad, dirección completa, país de residencia y nacionalidad.

¿Cómo se deben comunicar los datos?

A través de la plataforma SES.HOSPEDAJES del Ministerio del Interior, dentro de las 24 horas desde la reserva o inicio del servicio de alojamiento.

¿Cuáles son las sanciones por incumplimiento?

Las multas pueden variar entre 100 y 30,000 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.